できる人はやっている!仕事を効率化させる3つのヒント

自分の仕事量を正確に把握する

いつまでに何をやるべきか、自分の仕事量を正確に把握していますか?なんとなく仕事をしていたり、締め切りぎりぎりにいつもやっつけてしまったり・・・そんな働き方は効率がいいとは言えません。効率的な仕事の第一歩は、自分の仕事量を把握することです。今、何の仕事があり、いつまでに終わらせるのか、自分のスピードなら何時間、何日かかるのか、正しく把握しましょう。ポイントは「自分のスピードを理解すること」です。こうすることでキャパに合わせて進めることができます。

緊急度と重要度を分けて考える

「これ、なるはやで!」なんてこと言われませんか?なるべく早く、至急、重要、すぐに・・・いったいどれから着手すればいいのでしょうか?どの仕事を優先させるべきかの物差しは、緊急度と重要度を分けることから始まります。明日の会議の準備であれば、明日までに完了していなければ意味がありません。だからこれは最優先。しかし、締め切りがないけど重要な案件はどんどん先送りになってしまいがち。最も緊急の案件が終わったら、2番目に緊急のものではなく重要な案件に着手しましょう。

使えるものは何でも使う

いくら仕事ができる人でも万能ではありません。一緒に働く周りの人の協力が必要不可欠ですよね。それにパソコンや電話などのツールもなくてはなりません。仕事を効率的に行うためには、使えるものは何でも積極的に使っていきましょう。わからないことはわかる人に質問すればいいのです。パソコンの便利な機能は使わなきゃ損です。もっとも、自分自身もほかの人に便利に使ってもらえるような人材になりましょう。お互い様ですからね。

ワークフローを職場内で活用することで、一人ひとりの役割分担をはっきりと理解することが可能となります。